Gebruiksvoorwaarden voor Accountants

1. Toepassingsgebied

Deze gebruiksvoorwaarden zijn van toepassing op iedere accountant, belastingadviseur of andere fiscale professional (hierna: "accountant") die via CryptoTax.be toegang krijgt tot de cryptobelastinggegevens van een cliënt.

CryptoTax.be is een dienst van QDS Consult Comm. V. (ondernemingsnummer 0540.834.881, Iepenstraat 14, 9940 Evergem), hierna "CryptoTax.be" of "wij".

Door de uitnodiging van een cliënt te aanvaarden en toegang te nemen tot diens account, verklaart de accountant kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met deze voorwaarden. Indien de accountant niet akkoord gaat, dient hij de uitnodiging te weigeren en geen gebruik te maken van de toegang.

2. Toegang tot clientgegevens

Een accountant kan op twee manieren toegang krijgen tot de gegevens van een cliënt op CryptoTax.be: op uitnodiging van de cliënt (artikel 2.1) of via een beheerd cliëntdossier dat de accountant zelf aanmaakt (artikel 2.2 en artikel 3).

2.1 Toegang op uitnodiging van de cliënt

De cliënt kan de accountant uitnodigen vanuit zijn eigen accountinstellingen. Deze toegang is leestoegang: de accountant kan de belastingdata, transactiegeschiedenis en gegenereerde rapporten van de cliënt raadplegen, maar kan geen gegevens toevoegen, wijzigen of verwijderen.

De cliënt kan deze toegang op elk moment intrekken via zijn accountinstellingen. Na intrekking verliest de accountant onmiddellijk alle toegang tot de gegevens van die cliënt.

2.2 Beheerde cliëntdossiers (op initiatief van de accountant)

De accountant kan daarnaast zelf een cliëntdossier aanmaken in zijn accountantomgeving en de cliënt uitnodigen op diens e-mailadres. Heeft de cliënt al een CryptoTax.be-account met datzelfde e-mailadres, dan wordt het dossier aan dat account gekoppeld. Door een beheerd dossier aan te maken verklaart de accountant dat hij door de betrokken cliënt is gemandateerd om diens cryptobelastinggegevens te verwerken en het dossier namens de cliënt te beheren.

De omvang van de toegang in beheerde dossiers wordt beschreven in artikel 3. De cliënt kan de samenwerking op elk moment beëindigen; de accountant beëindigt het beheer op eerste verzoek van de cliënt.

3. Beheerde cliëntdossiers

In een beheerd cliëntdossier beschikt de accountant, naast leestoegang, over de mogelijkheid om het dossier actief te beheren. Dit omvat onder meer:

• het toevoegen van databronnen namens de cliënt (walletadressen, exchange-koppelingen en CSV-bestanden, inclusief het opnieuw opladen van CSV-bestanden);
• het aanbrengen van manuele correcties op belastingdata (bv. herkwalificatie van transacties);
• het vastleggen van het belastingrapport voor een inkomstenjaar en het heropenen ervan;
• het genereren en exporteren van rapporten en bijlagen voor dat dossier.

De accountant is verantwoordelijk voor de gegevens die hij in een beheerd dossier invoert, wijzigt of corrigeert, en voor de professionele beoordeling van het vastgelegde rapport. De accountant verbindt zich ertoe enkel correcties aan te brengen die stroken met de werkelijke feiten en met de instructies of het mandaat van de cliënt, en de cliënt op diens verzoek inzage te geven in de aangebrachte correcties.

CryptoTax.be registreert wijzigingen in beheerde dossiers (zoals correcties en het vastleggen of heropenen van rapporten) en kan deze informatie tonen aan de betrokken cliënt.

4. Verwerking van persoonsgegevens

De gegevens waartoe de accountant toegang krijgt, bevatten persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR, Verordening (EU) 2016/679). Afhankelijk van de aard van de opdracht treedt de accountant op als verwerker in de zin van artikel 4, lid 8 AVG, dan wel als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die hij verricht in het kader van zijn eigen wettelijke en professionele verplichtingen.

De verwerking door de accountant steunt op de uitdrukkelijke toestemming van de cliënt (AVG artikel 6, lid 1, onder a) bij toegang op uitnodiging, dan wel op het mandaat of de overeenkomst tussen de accountant en de cliënt (AVG artikel 6, lid 1, onder b) bij beheerde dossiers. De accountant staat er in beide gevallen voor in dat een geldige grondslag bestaat en blijft bestaan zolang hij toegang heeft.

4.1 Verplichtingen van de accountant

• De accountant verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op instructie van de cliënt (de verwerkingsverantwoordelijke) en enkel voor de overeengekomen doeleinden.
• De accountant implementeert passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen conform artikel 32 AVG.
• De accountant meldt beveiligingsincidenten met betrekking tot de clientgegevens onverwijld aan de cliënt én aan CryptoTax.be via [email protected].
• De accountant werkt mee aan verzoeken van de cliënt om rechten uit te oefenen (inzage, rectificatie, verwijdering, e.d.).
• Na beëindiging van de samenwerking of intrekking van de toegang vernietigt of retourneert de accountant alle kopieën van clientgegevens die hij eventueel lokaal heeft opgeslagen.

5. Vertrouwelijkheid

De accountant behandelt alle gegevens die hij via CryptoTax.be raadpleegt als strikt vertrouwelijk. Dit omvat onder meer: walletadressen, transactiehistoriek, vermogenspositie, belastingresultaten en alle andere financiële of persoonlijke informatie van de cliënt.

De vertrouwelijkheidsverplichting geldt ook na beëindiging van de toegang en na afloop van de professionele relatie met de cliënt, zonder beperking in de tijd.

Openbaarmaking aan derden is enkel toegestaan:

• met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de cliënt;
• op grond van een wettelijke verplichting of een gerechtelijk bevel;
• in het kader van de wettelijke rapportageverplichtingen van de accountant (bv. fiscale aangifte namens de cliënt).

6. Toegestaan gebruik

De accountant mag de via CryptoTax.be verkregen gegevens uitsluitend gebruiken voor:

• het verlenen van fiscale adviesdiensten aan de betrokken cliënt;
• het opmaken of nakijken van belastingaangiften voor die cliënt;
• het beantwoorden van vragen van de cliënt over zijn cryptobelastingpositie;
• het opstellen van documentatie ter onderbouwing van de herkomst van fondsen van de cliënt (bv. ten behoeve van een bank of compliance-afdeling), uitsluitend met instemming van de cliënt;
• andere opdrachten die de cliënt uitdrukkelijk aan de accountant heeft toevertrouwd en die verband houden met de gegevens op het platform.

De accountant mag gegevens exporteren of afdrukken uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de hierboven genoemde doeleinden, en mits naleving van alle beveiligings- en vertrouwelijkheidsverplichtingen uit deze voorwaarden.

7. Verboden gebruik

Het is de accountant uitdrukkelijk verboden om:

• de gegevens van de cliënt te gebruiken voor andere doeleinden dan die vermeld in artikel 6;
• een beheerd cliëntdossier aan te maken zonder daartoe door de betrokken cliënt gemandateerd te zijn;
• de toegangsgegevens (inloggegevens, uitnodigingslinks) te delen met derden;
• de gegevens te combineren met data van andere cliënten of te gebruiken voor benchmarking zonder uitdrukkelijke toestemming;
• de gegevens te verkopen, te verhuren of op andere wijze commercieel te exploiteren;
• via technische middelen de beveiliging of toegangscontroles van het platform te omzeilen;
• scraping, geautomatiseerde raadpleging of massale download van gegevens uit te voeren;
• de gegevens te gebruiken in het kader van een conflict of rechtsgeding tegen de cliënt, tenzij de cliënt hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven of dit wettelijk verplicht is.

8. Teams en kantoorwerkruimte

Een accountant kan binnen zijn kantoorwerkruimte op CryptoTax.be teamleden uitnodigen en hen een rol toekennen. Teamleden krijgen, afhankelijk van hun rol, toegang tot de cliëntdossiers van de werkruimte.

• Deze gebruiksvoorwaarden gelden onverkort voor ieder teamlid dat via de werkruimte toegang heeft tot clientgegevens.
• De accountant die de werkruimte beheert, staat ervoor in dat enkel medewerkers worden uitgenodigd die de gegevens beroepshalve nodig hebben, en dat rollen en toegangsrechten correct worden toegekend.
• De beheerder trekt de toegang van een teamlid onverwijld in wanneer dat teamlid het kantoor verlaat of de toegang niet langer nodig heeft.
• De beheerder is jegens CryptoTax.be en de cliënten aanspreekbaar voor handelingen van zijn teamleden binnen de werkruimte.

9. Tarieven en facturatie

Het gebruik van de accountantomgeving is gratis voor een eerste cliëntdossier (proefdossier). Voor het proefdossier zijn downloadbare exports niet beschikbaar.

Elk betalend cliëntdossier kost € 149 per cliënt per jaar (excl. btw). Vanaf het eerste betalende dossier gelden de facturatievoorwaarden waarmee de accountant bij het activeren van dat dossier uitdrukkelijk instemt:

• Maandelijkse facturatie: alle dossiers die in een kalendermaand zijn toegevoegd, worden gefactureerd op het einde van die maand.
• Jaarlijkse verlenging: een dossier loopt jaarlijks door tot de accountant de cliënt verwijdert. Bij verwijdering stopt de verlenging; de reeds gefactureerde periode wordt niet terugbetaald.
• Facturatiegegevens: de accountant verstrekt correcte bedrijfs- en facturatiegegevens (waaronder bedrijfsnaam en btw-nummer) en houdt deze actueel. Facturen kunnen elektronisch worden aangeleverd, onder meer via het Peppol-netwerk.
• Wanbetaling: bij aanhoudende wanbetaling kan CryptoTax.be de toegang tot betalende functies opschorten tot de openstaande facturen zijn voldaan.

CryptoTax.be kan de tarieven aanpassen. Een tariefwijziging geldt niet met terugwerkende kracht voor reeds gefactureerde periodes en wordt vooraf per e-mail aangekondigd aan accountants met actieve dossiers.

10. Beveiliging

De accountant verbindt zich ertoe passende beveiligingsmaatregelen te treffen om onbevoegde toegang tot de clientgegevens te voorkomen. Dit omvat minimaal:

• Wachtwoorden: gebruik van een sterk, uniek wachtwoord voor het CryptoTax.be-account;
• Twee-factor-authenticatie (2FA): activering van 2FA indien beschikbaar en aanbevolen;
• Apparaatbeveiliging: raadpleging uitsluitend via beveiligde en up-to-date apparaten;
• Netwerk: vermijden van raadpleging via onbeveiligde publieke netwerken;
• Sessieafmelding: uitloggen na gebruik, in het bijzonder op gedeelde apparaten.

Bij vermoed of vastgesteld misbruik van de toegangsgegevens of een beveiligingsincident dient de accountant CryptoTax.be onverwijld te informeren via [email protected].

11. Aansprakelijkheid

CryptoTax.be stelt het platform beschikbaar als hulpmiddel voor de raadpleging van cryptobelastingdata. CryptoTax.be is niet aansprakelijk voor:

• de juistheid of volledigheid van de fiscale conclusies die de accountant trekt op basis van de platformdata;
• de juistheid van gegevens, databronnen en correcties die de accountant in een beheerd dossier invoert, en de inhoud van rapporten die de accountant vastlegt;
• schade die voortvloeit uit incorrect of onbevoegd gebruik door de accountant of diens teamleden;
• tijdelijke onbeschikbaarheid van het platform wegens onderhoud of technische problemen.

De accountant is volledig aansprakelijk voor schade die de cliënt of CryptoTax.be lijdt als gevolg van een schending van deze gebruiksvoorwaarden door de accountant. De accountant vrijwaart CryptoTax.be tegen alle vorderingen van derden, inclusief boetes van toezichthoudende autoriteiten, die voortvloeien uit een dergelijke schending.

De professionele aansprakelijkheid van de accountant jegens de cliënt voor het verleende fiscale advies wordt door deze voorwaarden niet beperkt.

12. Slotbepalingen

12.1 Toepasselijk recht

Op deze gebruiksvoorwaarden is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Gent.

12.2 Wijzigingen

CryptoTax.be behoudt zich het recht voor deze voorwaarden te wijzigen. Bij substantiële wijzigingen worden accountants die actieve toegang hebben, per e-mail ingelicht. Voortgezet gebruik van de toegang na de kennisgeving geldt als aanvaarding van de gewijzigde voorwaarden.

12.3 Contactgegevens